Informácie pre vybratých študentov
Kontaktná osoba pre študentov odchádzajúcich na Erasmus+ mobilitu – štúdium:
Mgr. Veronika Lehotská
VoIP (enum): +421 55 234 1679
e-mail: zahrodd@upjs.sk, veronika.lehotska@upjs.sk
Kroky pred mobilitou
Výberové konania
- Prebiehajú na úrovniach jednotlivých fakúlt /katedier/ústavov. Každá fakulta má stanovený počet miest pre Erasmus+ mobility, a teda zostaví zoznam vybratých študentov a náhradníkov (prípadne aj zamietnutých študentov). Vo výberovom konaní sú študentom pridelené aj partnerské univerzity, na ktoré budú následne nominovaní.
Nominácie študentov na prijímajúce univerzity
- Referát pre zahraničné vzťahy nominuje vybratých študentov na univerzity, ktoré im boli pridelené.
- Prijímajúca univerzita by mala študentovi po akceptácii jeho nominácie (môže to nejakú dobu trvať) poslať ďalšie inštrukcie mailom, prípadne aj spolu s akceptačným listom.
Doručenie dokumentov
- študent je povinný do stanovených termínov na Referát pre zahraničné vzťahy doručiť:
- všetky dokumenty, ktoré od študenta vyžaduje prijímajúca univerzita (napr. jazykový certifikát, výpis známok, application form, application for accommodation, OP, pas, životopis, motivačný list...)
- všetky dokumenty, ktoré od študenta vyžaduje Referát pre zahraničné vzťahy (t.j. Learning agreement; bankové údaje; poistenie; informácie kam, ako a do kedy zaslať dokumenty).
- Študent si musí zistiť AKÉ dokumenty od neho potrebuje prijímajúca inštitúcia a DO KEDY, KAM a AKO ich je potrebné doručiť. Info o potrebných dokumentoch môže študent nájsť na webstránke prijímajúcej univerzity alebo ich dostane mailom od prijímajúcej univerzity.
- okrem dokumentov, ktoré potrebuje prijímajúca univerzita, Referát pre zahraničné vzťahy od študenta potrebuje aj:
- Learning Agreement (Zmluva o štúdiu) - časť Before the Mobility:
študent si navolí predmety, ktoré bude na prijímajúcej univerzite študovať a predmety, ktoré si dá po návrate z mobility uznať - výber predmetov študent musí odkonzultovať s fakultným/katedrovým/ústavným koordinátorom. Zoznam Erasmus koordinátorov na UPJŠ v Košiciach. Študent doručí Learning Agreement (LA) na Referát pre zahraničné vzťahy až keď bude podpísaný študentom a jeho koordinátorom (v prípade FF podpisuje katedrový a fakultný koordinátor a v prípade Prír.F podpisuje ústavný a fakultný koordinátor). Referát pre zahraničné vzťahy následne zabezpečí podpis Erasmus inštitucionálnej koordinátorky.
- ak prijímajúca univerzita nevyžaduje vlastný vzor LA, študent vyplní náš dokument
- Bankové údaje,Číslo účtu je potrebné vyplniť len vo forme IBAN.
- Kópie poistných zmlúv, ktoré potvrdzujú, že študent má zabezpečené nasledovné typy poistení na celé obdobie mobility:
- Základné zdravotné poistenie
- Úrazové poistenie
- Poistenie zodpovednosti za spôsobenú škodu
- na Referát pre zahraničné vzťahy je potrebné doručiť aj tieto informácie: termín, ktorý má prijímajúca univerzita na odovzdanie dokumentov, spôsob, ako majú byť dokumenty odoslané (poštou, skenom lebo či si ich študent bude nahrávať sám)
- všetky dokumenty pre prijímajúcu univerzitu a pre Referát pre zahraničné vzťahy doručí študent buď priamo na Referát pre zahraničné vzťahy, alebo ich odovzdá svojmu fakultnému/katedrovému/ústavnému koordinátorovi, ktorý ich pošle na Referát pre zahraničné vzťahy.
- každý dokument, ktorý je potrebné odoslať riadnou poštou, nám prosím doručte 2x (1 kópia ostane pre Referát pre zahraničné vzťahy). V prípade, že dokumenty stačí odoslať skenom, bude stačiť len 1 séria dokumentov
- Referát pre zahraničné vzťahy následne dokumenty odošle na prijímajúcu univerzitu – študenti si tieto dokumenty neposielajú sami ale pozor, ak prijímajúca univerzita vyžaduje od študenta, aby dokumenty podal študent on-line do on-line systému prijímajúcej univerzity, študent to musí urobiť sám (a dať nám vedieť).
- Nominácia na mobilitu je záväzná. V prípade odstúpenia od mobility je študent povinný o svojom odstúpení písomnou formou informovať Referát pre zahraničné vzťahy s uvedením dôvodu. O odstúpení informuje aj svojho koordinátora.
Kroky pred vycestovaním
Podpis Zmluvy o poskytnutí finančnej podpory (finančná zmluva)
- finančná zmluva sa podpisuje (v ideálnom prípade) približne 1 mesiac pred začiatkom mobility
- Referát pre zahraničné vzťahy študentovi pripraví finančnú zmluvu až keď:
- má od študenta všetky potrebné dokumenty
- obdrží LA podpísaný aj zo strany prijímajúcej univerzity
- študent oznámi presné dátumy trvania mobility
- ak študent ide na mobilitu počas 1. ročníka Mgr. alebo 1. ročníka PhD., podpis zmluvy a nástup na mobilitu je možný až po zápise do ročníka.
- po podpise finančnej zmluvy bude študentovi prevedených 70% grantu (zvyšných 30% grantu bude študentovi prevedených po podaní online dotazníka EU survey na konci mobility)
Kroky počas mobility
Zmeny k Learning Agreementu - časť During the Mobility
- Po príchode na prijímajúcu inštitúciu má študent možnosť urobiť zmeny (changes) k jeho pôvodnému LA.
- Zmeny v LA sa robia ak niektorý predmet zapísaný v LA nakoniec študent nebude na prijímajúcej univerzite študovať alebo ak sa študent rozhodne na prijímajúcej inštitúcii študovať predmet, ktorý nemal zapísaný v pôvodnom LA.
- Možnosť urobiť zmeny v LA musí študent prekonzultovať so svojím koordinátorom na fakulte/ústave/katedre a musí ich podpísať študent, prijímajúca inštitúcia a koordinátor na UPJŠ. Kompletne podpísané tlačivo je následne potrebné doručiť na Referát pre zahraničné vzťahy (sken je postačujúci). Zmeny musia byť kompletne uzavreté najneskôr do 1 mesiaca od začiatku mobility.
- V časti During the mobility je priestor na zmeny v tabuľke A (predmety na prijímajúcej univerzite) a v tabuľke B (uznávanie na UPJŠ).
- Ak študentovi zabránila v splnení minimálnych požiadaviek nepredvídateľná situácia alebo udalosť, ktorú nemohol ovplyvniť, študent má okamžite informovať koordinátora programu na Referáte pre zahraničné vzťahy UPJŠ o tejto skutočnosti.
Kroky po mobilite
- Do 30 dní od ukončenia mobility doniesť na Referát pre zahraničné vzťahy certifikát o trvaní mobility, resp. iný dokument z prijímajúcej univerzity, na ktorom sú uvedené dátumy trvania mobility (ideálne ak je to uvedené v Learning Agreement - After the Mobility)
- Do 30 dní od ukončenia mobility doniesť na Referát pre zahraničné vzťahy výpis známok a kreditov z prijímajúcej inštitúcie (ideálne ak je to uvedené v Learning Agreement - After the Mobility)
- Do 10 dní od prijatia výzvy vyplniť on-line správu EU-Survey. Výzva príde študentovi na e-mail ešte počas mobility.
- Po podaní on-line správy bude študentovi doplatených zvyšných 30% grantu.
Dôležité upozornenia
- Ak študent ide na mobilitu počas 1. roč. Mgr. alebo 1. roč. PhD. stupňa, na mobilitu môže nastúpiť až po zápise na UPJŠ, ktorým sa (opäť) stáva riadnym študentom.
- Mobilita nesmie prebiehať v čase, keď má študent na UPJŠ prerušené štúdium.
- Mobilita nesmie prebiehať v čase, keď má študent už ukončené štúdium na UPJŠ.
- Študenti, ktorí sa zúčastňujú mobility počas štátnicového ročníka, musia mobilitu ukončiť pred štátnicami.
- Pred odchodom na mobilitu odporúčame študentovi aby si zistil, čo od neho bude potrebovať jeho fakulta, katedra či ústav v súvislosti s mobilitou i riadnymi študijnými povinnosťami.
- Ak idete na mobilitu cez štátnicový ročník - na katedre/ ústave/ fakulte je potrebné si zistiť, či je možné vycestovať z hľadiska splnenia štátnicových povinností.
- Ak prijímajúca univerzita vyžaduje jazykový certifikát, študent si musí zistiť, aký typ certifikátu je požadovaný (či nejaký konkrétny alebo stačí len potvrdenie od vyučujúceho jazyka) a doručiť ho na Referát pre zahraničné vzťahy spolu s ostatnými dokumentmi.
- Ak si chce študent mobilitu skrátiť, môže, ale na mobilite musí ostať minimálne 3 mesiace, v opačnom prípade bude musieť študent vrátiť celý grant (mobilita kratšia ako 3 mesiace nemôže byť uznaná). V prípade, že trvanie mobility podľa certifikátu z prijímajúcej univerzity je viac ako 3 mesiace ale menej ako bolo dohodnuté vo finančnej zmluve, študent bude povinný vrátiť alikvotnú časť grantu za obdobie, o koľko ostal menej.
- V prípade, že sa študent rozhodne zrušiť mobilitu, je povinný to oznámiť Referátu pre zahraničné vzťahy hneď, ako je to možné.
- Prerušenie mobility (návrat domov) s výnimkou sviatkov, nie je povolené. Vo výnimočných situáciách takéto prerušenie môže povoliť Národná agentúra Erasmus+.
- Uznávanie kreditov dovezených z mobility rieši študent na svojej fakulte/ústave/katedre.
- Dokumenty po návrate z mobility je potrebné odovzdať nielen Referátu pre zahraničné vzťahy, ale kópie potrebuje aj fakultný/katedrový/ústavný koordinátor
- Ubytovanie v prijímajúcej krajine si vybavuje študent v spolupráci s prijímajúcou univerzitou.
- V prípade zmeny bankových údajov, adresy, telefónu alebo emailu, je študent povinný túto skutočnosť oznámiť Referátu pre zahraničné vzťahy čím skôr.